Monatsabschluss: Wie du ihn erstellst & Worauf du achten musst

Der Monatsabschluss ist der buchhalterische Abschluss eines jeden Monats. Am Ende steht ein klares, geprüftes Zahlenwerk. Dafür werden Konten abgeglichen, Umsätze und Ausgaben überprüft, Rückstellungen gebucht: alles, was nötig ist, damit die Bücher stimmen, bevor der neue Berichtszeitraum beginnt.

Kurz gesagt: Hier wird aus Chaos Klarheit.

Der Monatsabschluss ist aber oft komplizierter, als er sein müsste. Noch immer arbeiten viele Teams mit veralteten Checklisten, verstreuten Daten und Last-Minute-Hektik. Dabei kann ein gut organisierter Monatsabschluss zur produktiven Gewohnheit werden: Gründer:innen bekommen echte Transparenz, CFOs Kontrolle, Buchhalter:innen mehr Ruhe, um sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.

In diesem Artikel lernst du:

Was der Monatsabschluss ist und was einen guten Monatsabschlussprozess ausmacht.
Wie Rollen wie Buchhalter:in, Controller:in und CFO zusammenwirken.
Wie du Abläufe schaffst, die Zeit sparen, ohne an Genauigkeit zu verlieren.

Das Wichtigste in Kürze

Monatsabschluss heißt: Zahlen prüfen, abgleichen, abschließen – für vollständige und korrekte Bücher.
Ein sauberer Abschluss verbessert das Reporting, senkt Risiken und bringt echte Einblicke ins Geschäft.
Moderne Teams setzen auf Automatisierung, klare Zuständigkeiten und wiederkehrende Abläufe.

Definition: Was ist der Monatsabschluss?

Der Monatsabschluss ist der Prozess, mit dem am Monatsende alle Geschäftszahlen überprüft, verifiziert und abgeschlossen werden. Ziel: Die Bücher sollen die Realität abbilden. So lassen sich Risiken früh erkennen, Entscheidungen besser treffen und Berichte präzise erstellen.

Der Abschluss markiert den buchhalterischen Stichtag. Jede Buchung, jede Rechnung, jede Ausgabe wird erfasst, geprüft und abgeglichen. Erst wenn das erledigt ist, gelten die Bücher als geschlossen und der neue Monat beginnt mit einem sauberen Start.

Im Kern geht es um Genauigkeit und Verantwortung. Ein regelmäßiger Abschluss schafft einen stabilen Finanzrhythmus: Fehler fallen schneller auf, Fortschritte lassen sich messen, Entscheidungen basieren auf aktuellen Daten. Er ist auch die Grundlage für verlässliche Abschlüsse, Steuererklärungen und Investorenberichte.

Wer sauber abschließt, kennt seine Zahlen. Man sieht, wo das Unternehmen steht, was reinkommt, was rausgeht – und was Aufmerksamkeit braucht.

Timeline: Womit muss ich beim Monatsabschluss rechnen?

Der Monatsabschluss beginnt meist am letzten Tag des Monats und endet innerhalb der ersten Geschäftstage des Folgemonats. Manche Teams brauchen drei Tage, andere zehn oder mehr. Das kommt auf die Teamgröße, Tools und Prozessreife.

Ein Standard-Zeitplan kann so aussehen:

Tag 1-2: Daten sammeln, von Bank, Lohnbuchhaltung, Rechnungstools, Ausgabenplattformen
Tag 3-5: Rechnungen abgleichen, fehlende Buchungen erfassen, Auffälligkeiten prüfen
Tag 6-7: Abschlussprüfung, Freigaben, Reporting an Führung oder Investor:innen

Wichtig ist die Konsistenz: gleiche Schritte, gleiche Reihenfolge und das jeden Monat. Das schafft Vertrauen in die Zahlen.

Warum ist der Monatsabschluss wichtig?

Er bringt Ordnung in die Finanzen. Aus einem Wust an Transaktionen wird ein klares Bild. Ohne Abschluss bleibt vieles vage. Entscheidungen basieren auf Schätzungen, nicht auf Fakten.

Ein sauberer Monatsabschluss stellt sicher, dass jede Ausgabe gebucht, jede Rechnung verfolgt und jedes Konto abgeglichen ist. Das Ergebnis: eine belastbare Zahlenbasis für das ganze Unternehmen. Gründer:innen sehen ihre Runway. CFOs erkennen Probleme früh. Investor:innen erhalten verlässliche Reports.

Und: Der Monatsabschluss diszipliniert. Teams, die regelmäßig abschließen, sind besser auf Prüfungen, Board Meetings oder Finanzierungsrunden vorbereitet. Sie blicken nach vorn, statt die Vergangenheit aufzuräumen.

Was sind Aufgaben eines Monatsabschlusses?

Ein reibungsloser Abschluss braucht Koordination zwischen Teams, Tools und Terminen. Die zentralen Aufgaben:

Rechnungsabgleich: Stimmen Kontoauszüge und Buchhaltung überein?
Umsatz- und Ausgabenprüfung: Sind alle Rechnungen und Belege korrekt verbucht?
Rückstellungen und Abgrenzungen: Was wurde verdient oder verbraucht, aber noch nicht gebucht?
Lohnbuchhaltung: Sind Gehälter, Boni und Steuern korrekt erfasst?
Buchungssätze: Manuelle Korrekturen dort, wo Software nicht ausreicht
Interne Prüfungen: Controller oder CFO geben finale Freigabe.

Beim Monatsabschluss zählt auch das Umfeld: Liefert HR die Gehaltsdaten zu spät oder reichen Sales keine Rechnungen ein, gerät alles ins Stocken. Deshalb sind saubere Datenflüsse und Kommunikation genauso wichtig wie buchhalterisches Know-how.

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Der Monatsabschluss in 7 Schritten

Der Monatsabschluss ist klare Methode, nicht Magie. Er folgt einem klaren Ablauf. Tempo und Genauigkeit hängen von Struktur, Disziplin und sauberen Daten ab. So läuft er in der Praxis:

1. Alle Finanzdaten sammeln

Alles beginnt mit dem Rohmaterial: Kontoauszüge, Kreditkartenabrechnungen, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Lohnsummen, Daten aus ERP oder Buchhaltungssoftware. Fehlt hier etwas, stockt der gesamte Prozess.

2. Konten abgleichen

Bei der vorbereitenden Buchhaltung wird geprüft, ob interne Transaktionen mit externen Rechnungen und belegen übereinstimmen. Dazu gehört etwa:

Bank- und Kreditkartenabgleiche
Forderungen und Verbindlichkeiten
Intercompany-Buchungen (falls vorhanden)

3. Rückstellungen buchen

Nicht alle Geschäftsvorfälle landen rechtzeitig in den Büchern. Hier greifen Abgrenzungen:

Umsätze, die erzielt, aber noch nicht fakturiert wurden
Kosten, die angefallen, aber noch nicht verbucht sind
Manuelle Buchungssätze bei Bedarf

4. Hauptbuch prüfen

Das Hauptbuch wird auf Fehler, Dubletten oder Ausreißer durchleuchtet. Auffälligkeiten werden untersucht. Buchungen werden auf Richtigkeit geprüft. Wer hier sorgfältig ist, verhindert spätere Korrekturen.

5. Interne Berichte erstellen

Jetzt wird verdichtet:

Gewinn- und Verlustrechnung
Bilanz
Cashflow Statement
Segment- oder Projektberichte

Diese Berichte informieren Geschäftsführung, Investor:innen und Finanzamt. Sie unterstützen zudem operative Entscheidungen.

6. Freigabe und Abschluss

Sobald alle Zahlen geprüft sind, wird der Monat im System abgeschlossen. Keine Änderungen mehr möglich. Das nächste Kapitel beginnt.

Ein reibungsloser Abschluss lebt von wiederholbaren Abläufen und klarer Verantwortlichkeit. Jeder muss wissen, was wann zu tun ist.

7. Daten, die die Buchhaltung zum Monatsabschluss braucht

Ohne vollständige, korrekte und rechtzeitige Daten gerät der Monatsabschluss ins Stocken. Wichtig sind:

Bank- und Kreditkartenbelege: Unverzichtbar für den Cash-Abgleich. Fehlende Auszüge bremsen den Start.
Rechnungen und Belege: Alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen müssen im System sein – egal ob laufende Miete oder einmalige Agenturleistung.
Lohn- und Gehaltsdaten: Bruttolöhne, Steuern, Boni, Provisionen – aus verschiedenen Systemen. Auch die zeitliche Einordnung zählt.
Spesen und Firmenkarten-Ausgaben: Müssen eingereicht, kategorisiert und freigegeben sein.
Lager und Herstellungskosten (bei Produktunternehmen): Ohne diese fehlen wichtige Kennzahlen zu Marge und Profitabilität.
Umsatzerlöse nach Leistungszeitraum: Besonders bei SaaS oder langfristigen Verträgen sind genaue Informationen zu Leistungszeiträumen und Verpflichtungen nötig.
Abgrenzungen, Abschreibungen, sonstige Korrekturen: Benötigen oft separate Nachweise aus Finance oder Ops.

Ablauf eines Monatsabschluss

Früher bedeutete der Monatsabschluss: Nachtschichten, Excel-Chaos, Rückfragen per Mail. Heute geht es anders – schneller, sauberer, kollaborativer.

Klassisch: Für Buchhalter gemacht, nicht für Teams

Der alte Ablauf war linear und manuell: Kontoabgleich, Belegsuche, Journale, Saldenliste. Jeder arbeitete isoliert. Daten fehlten, Kommunikation hakte, Fehler blieben unentdeckt – bis es zu spät war.

Modern: Teamarbeit mit Tools

Heute arbeiten Teams in Echtzeit. Aufgaben werden in Tools nachverfolgt, Dashboards zeigen den Fortschritt, Automatisierung übernimmt Routinearbeiten:

Bank-Feeds werden automatisch gezogen
Zahlungen kategorisiert
Unstimmigkeiten markiert

Der Wandel bringt Kontrolle

CFOs sehen jederzeit, wo der Prozess steht, wer was schuldet und was blockiert. Gründer:innen erhalten früh Einblick. Buchhalter:innen fokussieren sich auf Bewertung statt Dateneingabe.

Wie Software unterstützen kann

Software reduziert die manuelle Arbeit. Der wahre Wert liegt in der Zusammenarbeit: Alle arbeiten mit denselben Daten. Fehler sinken, Vertrauen steigt.

Das Ergebnis: Ein Monatsabschluss, der schneller, präziser, transparenter und deutlich stressfreier ist.

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Wer macht was? Rollen im Monatsabschluss

Ein sauberer Abschluss braucht klare Rollen. Ob intern, extern oder hybrid – Hauptsache: Jeder weiß, was er tut.

Buchhalter:in: Die Basis. Sammelt Belege, bucht Geschäftsvorfälle, gleicht Konten ab. Ohne ihn läuft nichts.
Controller:in: Die Prüfung. Übernimmt von der Buchhaltung, prüft Abgrenzungen, korrigiert Fehler, behält Standards im Blick. Hier wird der Monatsabschluss wie ein Projekt gesteuert.
CFO: Die Übersetzung. Aus Zahlen werden Erkenntnisse, aus Berichten Strategie. Hier wird an Geschäftsführung, Board und Investor:innen kommuniziert.

Best Practices für einen reibungslosen Monatsabschluss

Automatisieren, wo möglich: Rechnungsabgleich, Rechnungserfassung, Zahlungszuordnung: alles, was nicht manuell sein muss.
Frühzeitig abstimmen: Nicht bis zum Monatsende warten. Wer laufend abgleicht, spart Zeit und Stress.
Saubere Dokumentation: Jeder Vorgang muss nachvollziehbar sein. Tools mit Änderungsverfolgung und Beleg-Uploads helfen.
Realistische Zeitpläne: Tempo ist gut, Verlässlichkeit besser. Ein klarer Kalender mit definierten Fristen sorgt für Struktur.

Zusammenfassung: Monatsabschluss

Der Monatsabschluss ist das Fundament der finanziellen Hygiene eines Unternehmens. Er ist ein strukturierter Prozess: Alle Geschäftszahlen des vergangenen Monats werden geprüft, abgeglichen und abgeschlossen. Wenn er gut läuft, schafft er Klarheit, senkt Risiken und stärkt das Vertrauen in die Zahlen. Läuft er schlecht, folgt das Gegenteil: Verzögerungen, Mutmaßungen, verpasste Chancen.

Q&A: Monatsabschluss

Wer macht den Monatsabschluss?

In der Regel übernimmt das Finance-Team den Monatsabschluss – konkret: Buchhalter, Controller und CFO. Je nach Unternehmensgröße kann die Aufgabe intern, extern oder im Mischmodell erledigt werden. Wichtig ist: Jede Aufgabe hat einen klaren Verantwortlichen.

Was macht ein Controller beim Monatsabschluss?

Der Controller prüft die Arbeit des Buchhalters. Er kontrolliert, ob alle Buchungen vollständig und korrekt sind, nimmt Rückstellungen und Abgrenzungen vor und sorgt dafür, dass die Zahlen den Standards entsprechen. Am Ende gibt er den Abschluss frei – oft gemeinsam mit dem CFO.

Was passiert beim Monatsabschluss?

Alle finanziellen Vorgänge des Monats werden erfasst, geprüft, abgeglichen und abgeschlossen. Dazu gehören:

Bankabgleiche
Rechnungsprüfung
Buchung von Rückstellungen
Erstellen von Berichten

Ziel ist ein vollständiges, korrektes Zahlenbild – die Grundlage für gute Entscheidungen.

Wer muss einen Monatsabschluss erstellen?

Die Verantwortung liegt beim Unternehmen, intern beim Finance Lead oder CFO. Auch wenn Buchhaltung oder Controlling ausgelagert sind: Die Prozesshoheit bleibt intern. Wer keine Verantwortung übernimmt, riskiert Chaos, Fehler und verspätete Berichte.