Du willst deine Rechnungen prüfen? Lade einfach deine Rechnung hoch und unser Tool erkennt Fehler, validiert Pflichtangaben und unterstützt dich bei der digitalen Rechnungsprüfung.
Lade deine PDF per Drag & Drop hoch.
Wir prüfen auf: Name und Adresse des Lieferanten und Empfängers, USt-ID, Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Art und Menge der Leistung, Preis (inkl. MwSt.) und Zahlungsziel.
Du siehst sofort, was korrekt ist und was Aufmerksamkeit braucht.
Mit re:cap automatisierst du nicht nur die Prüfung, sondern kannst Rechnungen direkt mit Transaktionen für deinen Monatsabschluss abgleichen.
Keine mehrfachen Bank-Logins, keine manuellen Uploads, keine Excel-Tabellen: Sieh all deine Konten, Salden und Transaktionen auf einen Blick.
In Unternehmen werden Rechnungen im Alltag häufig einfach durchgewunken – unter Zeitdruck, ohne strukturierte Kontrolle. Dabei ist jede Rechnung ein rechtlich relevantes Dokument und direkt verbunden mit Ausgaben, Steuerabzug, Compliance-Vorgaben und der buchhalterischen Wahrheit eines Unternehmens.
Rechnungen zu prüfen ist dementsprechend wichtig. Und so sollte die Rechnungsprüfung auch behandelt werden. Denn eine fehlerhafte Rechnung zieht Probleme nach sich. Dazu gehören:
- unrechtmäßigem Vorsteuerabzug
- verzerrter Jahresabschluss
- Überzahlungen
- betrügerische Zahlungen
Ein sorgfältiges, systematisches Prüfen von Rechnungen im Unternehmen schützt vor finanziellen Schäden und ist ein wichtiger Bestandteil guter Governance.
Die Rechnungsprüfung ist kein optionales Nice-to-have, sondern eine Pflichtaufgabe für Unternehmen. Doch was genau muss geprüft werden?
Laut §14 UStG müssen Rechnungen bestimmte Pflichtangaben enthalten. Fehlen diese, ist die Rechnung steuerlich nicht abziehbar. Zu diesen Angaben gehören:
- Vollständiger Name und Anschrift von Leistungsempfänger und -erbringer
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
- Eindeutige Rechnungsnummer
- Ausstellungsdatum
- Leistungsbeschreibung mit Menge und Art
- Netto- und Bruttobeträge, angewendete Steuersätze
- Zahlungsfrist
Eine Rechnungskontrolle im Unternehmen bedeutet also: nicht nur die Zahlen prüfen, sondern auch die Form und die Pflichtangaben. Eine Rechnung ohne diese Pflichtangaben ist rechtlich angreifbar und kann vom Finanzamt abgelehnt werden.
Neben diesen formalen Anforderungen, gibt es die rechnerische Prüfung. Sie beantwortet die Frage, ob alle Zahlen stimmen:
- Entsprechen die Einzelposten der Leistungsbeschreibung?
- Wurde der korrekte Steuersatz angewendet?
- Stimmen Netto-, Steuer- und Bruttobetrag?
- Gibt es Rechen- oder Rundungsfehler?
Neben formaler und rechnerischer Rechnungsprüfung gibt es auch die Sachprüfung. Sie beantwortet die Frage, ob die Leistung auch tatsächlich erbracht wurde:
- Wurde die genannte Leistung wirklich geliefert oder erbracht?
- Gibt es eine Bestellung oder einen Vertrag als Referenz?
- Sind Menge, Preis und Ausführung plausibel?
- Gibt es bereits eine Rechnung mit derselben Nummer?
Diese sachliche Kontrolle ist oft die aufwendigste, aber auch die wichtigste – sie schützt vor überflüssigen oder sogar betrügerischen Zahlungen.
Und zuletzt müssen die Zahlungsdaten kontrolliert werden. Dazu gehören etwa IBAN, Kontoänderungen oder eine neue USt-ID. Hier lauert ein großes Betrugsrisiko. Bei Unsicherheiten sollte Rücksprache gehalten werden, bevor bezahlt wird. Mit diesen Elementen kannst du deine Rechnungen prüfen.
Fehler passieren, vor allem bei manueller Rechnungserstellung. Zu den häufigsten Fehlerquellen zählen:
- Rechnungsnummer doppelt vergeben
- Steuernummer fehlt oder ist falsch
- Lieferdatum fehlt
- Summen stimmen nicht
- Zahlungsziel fehlt
- IBAN wurde fehlerhaft oder manipuliert angegeben
- PO-Nummer oder Referenz fehlt
Eine digitale Rechnungsprüfung erkennt diese Schwachstellen in Sekunden und spart Unternehmen, Accountants und der Buchhaltung damit wertvolle Zeit.
Ein manueller Rechnungsfreigabeprozess ist nicht mehr zeitgemäß, gerade bei wachsendem Volumen. Moderne Tools, mit denen sich Rechnungen automatisch prüfen lassen ermöglichen eine vollständig digitale Prüfung:
- Upload oder E-Mail-Weiterleitung der Rechnung
- Automatisches Auslesen aller Inhalte (OCR + KI)
- Validierung aller Pflichtangaben
- Prüfung auf Dubletten, Beträge, Steuern
- Abgleich mit Banktransaktionen oder Bestellungen
- Transparente Weitergabe zur Freigabe oder Nachbearbeitung
So entsteht eine durchgängige digitale Rechnungsprüfung. Sie ist besser nachvollziehbar, revisionssicher und skalierbar für wachsende Unternehmen.
Wie du Rechnungen prüfen kannst
und Fehler direkt erkennst.
Eine Rechnung ist eine formelle Zahlungsaufforderung, die von einem Lieferanten an einen Kunden ausgestellt wird. Sie beschreibt, welche Waren oder Dienstleistungen geliefert wurden, wie viel zu zahlen ist und unter welchen Zahlungsbedingungen. Rechnungen sind essenziell für Buchhaltung, Liquiditätsplanung, Steuerdokumentation und rechtliche Nachvollziehbarkeit.
Rechnungen dienen als Nachweis einer finanziellen Transaktion und sind das Rückgrat der kaufmännischen Dokumentation. Deshalb ist es entscheidend, dass jede Rechnung korrekt und vollständig ist. Fehler können schnell zu Buchhaltungsproblemen, verspäteten Zahlungen oder Compliance-Verstößen führen.
Eine Rechnung auf Richtigkeit zu prüfen bedeutet, sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen vollständig, korrekt und gesetzeskonform sind. Dazu gehören:
Dieser Vorgang, auch Rechnungsvalidierung genannt, stellt sicher, dass die Rechnung mit den vereinbarten Bedingungen übereinstimmt, die Leistung tatsächlich erbracht wurde und dein Finanzsystem alle nötigen Angaben erkennt. Er hilft, Doppelzahlungen, Überzahlungen oder nicht autorisierte Abbuchungen zu vermeiden.
Weil Rechnungen sowohl versehentliche als auch absichtliche Fehler enthalten können. Lieferanten können etwa falsche Beträge, veraltete IBANs oder vergessene Rabatte eintragen. In schwerwiegenderen Fällen kann es sich um Rechnungsmissbrauch oder Betrug handeln.
Ohne einen strukturierten Rechnungsprüfungsprozess werden kleine Fehler schnell zu großen Problemen. Deshalb setzen Unternehmen auf manuelle Checklisten oder digitale Tools zur automatischen Validierung von Rechnungsdaten.
Du kannst eine Rechnung prüfen, indem du sie mit einem Kaufauftrag, einem Lieferschein oder einem Vertrag abgleichst – das nennt man in der Buchhaltung auch „Drei-Wege-Abgleich“.
Noch einfacher ist es mit einem digitalen Rechnungsprüfungstool. Dieses analysiert jede Zeile, prüft Summen, validiert Bank- und Steuerdaten und hebt Auffälligkeiten hervor. So erkennst du fehlerhafte Rechnungen, bevor sie dein System erreichen.
Typische Fehler sind:
Diese Fehler manuell zu finden ist mühsam. Deshalb setzen moderne Unternehmens auf Tools zur automatisierten Fehlererkennung bei Rechnungen.
Manuelle Prüfungen sind langsam und fehleranfällig. Der schnellste und zuverlässigste Weg ist die Nutzung eines digitalen Tools zum Prüfen von Rechnungen.
Gerade für Buchhaltungsteams mit vielen Rechnungen oder im Monatsabschluss ist Automatisierung der Schlüssel: kein Detail geht verloren, keine Rechnung bleibt ungeprüft.
Sobald eine Rechnung validiert wurde, verknüpft re:cap sie automatisch mit der entsprechenden Transaktion im Bankkonto. So entsteht ein nahtloser Rechnungsabgleich, bei dem du direkt erkennst, welche Rechnungen bezahlt, gematcht oder noch offen sind.
Das ist ein echter Fortschritt gegenüber herkömmlichen Prüfprozessen. Denn du weißt, ob die Rechnung korrekt ist und ob sie ordnungsgemäß verbucht wurde.
Rechnungsprüfung bedeutet, die formale und sachliche Richtigkeit einer Rechnung zu überprüfen. Dazu gehören etwa Beträge, Lieferdaten, Angaben zum Lieferanten und steuerlicher Korrektheit.
Rechnungsabgleich (Reconciliation) bedeutet, die geprüfte Rechnung mit tatsächlichen Zahlungen (Banktransaktionen)abzugleichen, um sicherzustellen, dass die Buchführung mit den Bankbewegungen übereinstimmt.
Beides ist essenziell für eine saubere, nachvollziehbare Buchhaltung.
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