Cash Management: Der komplette Guide für Unternehmen

Ohne Cash Management gerät jedes Unternehmen ins Straucheln. Zahlungsunfähigkeit ist einer der häufigsten Insolvenzgründe – oft nicht wegen mangelnder Profitabilität, sondern wegen fehlender Steuerung der Liquidität.

Cash Management sorgt dafür, dass jederzeit genügend liquide Mittel vorhanden sind, um den Betrieb aufrechtzuerhalten, Investitionen zu tätigen und Risiken abzufedern.

In diesem Artikel erfährst du:

1. Was Cash Management ist und wie es funktioniert
2. Welche Ziele, Aufgaben und Methoden es umfasst
3. Wie Software das Cash Management effizienter machen

TL;DR

• Cash Management steuert alle Ein- und Auszahlungen und stellt sicher, dass das Unternehmen jederzeit zahlungsfähig bleibt.
• Es ist ein strategisches Werkzeug, um Cashflow zu optimieren, Finanzierungskosten zu senken und Wachstumsspielraum zu schaffen.
• Software liefert Echtzeitdaten und präzise Prognosen: Ein Muss für Unternehmen, die ihren Cashflow stabil halten und erhöhen wollen.

Definition: Was ist Cash Management?

Cash Management umfasst alle Maßnahmen zur kurzfristigen Finanzdisposition im Unternehmen (Definition nach Gabler).

Einfacher gesagt: Es steuert und optimiert die Liquidität, indem es den Überblick über Ein- und Auszahlungen sowie den aktuellen Kassenbestand sicherstellt.

Cash Management vs. Liquiditätsmanagement vs. Treasury

Diese Begriffe überschneiden sich, werden aber unterschiedlich eingesetzt:

Ziele des Cash Management

Mit Hilfe von Cash Management hast du einen Überblick über deine aktuell verfügbaren liquiden Mittel. Im Fokus steht Bargeld – also das Kapital, auf das du zu einem bestimmten Zeitpunkt sofort zugreifen kannst und das nicht an Vermögenswerte (Maschinen oder Anlagen) gebunden ist. Weitere Begriffe dafür sind: Barmittel, Barreserven oder Kassenbestand. 

Mit dem Cash Management weißt du, wie viel Geld auf deinen Konten oder in deinen Kassen vorhanden ist und wie viel davon in einer bestimmten Periode aus und in dein Unternehmen fließt. Du kennst damit deine Cash Position.

Cash Management heißt: Übersicht über liquide Mittel

Die oberste Priorität ist, jederzeit zahlungsfähig zu bleiben. Daneben verfolgen Unternehmen strategische Ziele:

• Liquidität sichern
• Cashflow optimieren
• Finanzierungskosten minimieren
• Kosten senken (z. B. Bankgebühren)
• Liquiditätsengpässe vermeiden
• Überschüsse investieren
• Risiken (Währungs-, Zins-, Kreditrisiken) absichern
• Interne Liquiditätsströme steuern (Cash Pooling)

Allen Aufgaben des Cash Managements nachzukommen ist komplex: Unternehmen führen meist mehr als ein Bankkonto. Sie haben verschiedene Gesellschaften in unterschiedlichen Ländern und täglich zehntausende Transaktionen.

Und alle diese Vorgänge müssen überwacht, gesteuert und optimiert werden. Du findest unten eine Liste, wie dir Software dabei helfen kann. 

Cash Management: Aufgaben und Prozesse

Operative Kernaufgaben:

• Cashflow-Überwachung: Laufende Erfassung und Analyse der Zahlungsströme
• Zahlungsverkehr: Steuerung von Aus- und Eingängen an Lieferanten, Kunden, Mitarbeitende
• Banktransaktionen kontrollieren: Abstimmung von Kontobewegungen
• Liquiditätsplanung: Kurz- und mittelfristige Bedarfsplanung
• Berichtswesen: Management-Reports für fundierte Entscheidungen
• Überschussmanagement: Freie Mittel gewinnbringend einsetzen
• Kreditmanagement: Steuerung kurzfristiger Finanzierungen
• Bankkommunikation: Konditionsverhandlungen, Kontenverwaltung

Strategische Aufgaben:

• Szenario-Planung und Forecasts
• Kapitalallokation
• Risikomanagement

Rollen & Verantwortlichkeiten im Team

Je komplexer das Unternehmen, desto komplexer sind die Aufgaben, die auf Finanz-Teams zukommen. Deshalb müssen die Rollen im Cash Management klar definiert sein. In der frühen Phase eines Startups übernimmt oft die Geschäftsführung oder ein:e Gründer:in das Thema. Ab einer gewissen Größe lohnt sich eine dedizierte Rolle im Finance-Team – zum Beispiel als Cash Manager:in oder Treasurer.

Diese Person verantwortet u. a.:

• Tägliche Liquiditätsübersicht
• Forecast-Erstellung
• Kommunikation mit Banken
• Optimierung des Zahlungsverkehrs

In wachsenden Teams empfiehlt sich eine enge Verzahnung mit Controlling, Accounting und gegebenenfalls Revenue Operations.

Operative Routinen etablieren

Cash Management lebt von Regelmäßigkeit. Es braucht klare Routinen, um Überblick zu behalten und Entscheidungen vorzubereiten. Ein möglicher Wochenablauf für Startups ohne dediziertes Finance-Team:

• Montag: Kontostände abgleichen, aktuelle Cash Position prüfen
• Mittwoch: Forecast aktualisieren, offene Zahlungen prüfen
• Freitag: Kurzreport für Management vorbereiten, Maßnahmen ableiten

Ergänzt wird dieser Rhythmus idealerweise durch monatliche Deep Dives und ein Quartalsreview mit strategischer Perspektive. Entscheidend ist: Cash Management darf kein Einmalprojekt sein – es ist ein kontinuierlicher Prozess.

Cash Management: Instrumente und Methoden

• Liquiditätsplanung / Cashflow-Planung: kurz- und mittelfristig
• Cash Forecasting: Prognose zukünftiger Zahlungsströme, oft szenariobasiert
• Cash Pooling: zentrale Liquiditätsbündelung für verbundene Unternehmen
• Risikomanagement: Absicherung gegen finanzielle Risiken
• Konten- und Transaktionsüberwachung: Kontrolle aller Bewegungen

Welche Vor- und Nachteile hat das Cash Management?

Vorteile Cash Management

1. Liquiditätssicherung
   1. Immer genug Geld verfügbar, um laufende Kosten und unerwartete Ausgaben zu decken.
2. Optimierte Kapitalnutzung
   1. Freie Mittel werden effizient eingesetzt – z. B. für Investitionen, Schuldenabbau oder kurzfristige Anlagen.
3. Besseres Risikomanagement
   1. Frühzeitiges Erkennen von Liquiditätsengpässen oder Zahlungsrisiken.
4. Stärkere Verhandlungsposition
   1. Wer seine Finanzen im Griff hat, tritt gegenüber Banken, Investoren oder Lieferanten souveräner auf.
5. Transparent und Planungssicherheit
   1. Klare Sicht auf Ein- und Auszahlungen erleichtert Forecasts und strategische Entscheidungen.
6. Automatisierung und Effizienz
   1. Moderne Software reduziert die manuelle Arbeit und senkt die Fehlerquoten.

Nachteile Cash Management

1. Hoher Aufwand ohne Automatisierung
   1. Manuelle Prozesse sind zeitintensiv, fehleranfällig und oft veraltet.
2. Abhängigkeit von Datenqualität
   1. Schlechte oder verzögerte Daten führen zu falschen Entscheidungen.
3. Kurzfristiger Fokus
   1. Zu starke Fixierung auf kurzfristige Liquidität kann langfristige Strategie verdrängen.
4. Komplexität bei mehreren Konten & Währungen
   1. Besonders bei internationalen Aktivitäten wird’s schnell unübersichtlich.
5. Limitierte Flexibilität bei klassischen Banken
   1. Klassische Banken bieten oft keine flexible Finanzierung.
6. Technologische Abhängigkeiten
   1. Ohne gutes Setup (z. B. API-Schnittstellen, Integrationen) bleiben Potenziale ungenutzt.

Was sind Cash Management und Cashflow?

Cash Management hängt direkt vom Cashflow ab – also den Zahlungsströmen im Unternehmen. Dazu gehören:

• Cashflow Monitoring
• Cashflow Analyse
• Cash Burn Rate
• Cash Runway

Cashflow-Statement verschafft Übersicht

Zentrales Element in diesem Zusammenhang ist das Cashflow Statement. Es erfasst alle Transaktionen aus operativem Cashflow, Investitions-Cashflow und Finanzierungs-Cashflow. Mit dem Cashflow Statement erhältst du eine Übersicht über alle Einzahlungen und Auszahlungen.

Tipp: Mit der Cash Management Software von re:cap greifst du auf ein Cashflow Statement zu, das alle Transaktionen aus allen Bankkonten mit einer Erfolgsquote von 98% richtig kategorisiert. Du kannst auch Statements für einzelne Projekte und Teams erstellen und bekommst einen granularen Überblick über deinen Cashflow.

Was sind Bestandteile des Cash Managements?

Das Cash Management umfasst verschiedene Instrumente. Dazu gehören:

1. Liquiditätsplanung oder Cashflow-Planung
2. Cash Forecasting
3. Cash Pooling
4. Risikomanagement
5. Überwachung von Kontosalden und Transaktionen

Liquiditätsplanung und Cashflow-Planung

Die Liquiditätsplanung spielt eine wichtige Rolle im Cash Management. Üblicherweise erstellst du einen kurz- und mittelfristigen Liquiditätsplan. Finanz-Teams befassen sich wöchentlich oder monatlich mit Cash Management – in Krisensituationen kann es sogar täglich sein (in Form der 13-Wochen-Liquiditätsplanung).

Langfristige Planungen, die über 12 Monate hinausgehen, sind eher unüblich, gerade bei Startups oder Wachstumsunternehmen. Bei der Cashflow-Planung überwachst, analysiert und steuerst du alle Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens. Du stellst so sicher, dass ausreichend Liquidität verfügbar ist.

Zu den Herausforderungen bei der Planung zählen unvorhergesehene Ausgaben, Zahlungsverzögerung auf Kundenseite und saisonale Schwankungen bei den Umsätzen.

Cash Forecasting und Cash-Prognosen

Beim Cashflow Forecast, oder auf Deutsch "Liquiditätsprognose", geht es darum, zukünftige Ein- und Auszahlungen eines Unternehmens zu prognostizieren, um den Liquiditätsbedarf zu ermitteln und sicherzustellen. Während das Cash Forecasting künftige Mittelzu- und -abflüsse prognostiziert, greift die Liquiditätsplanung auf Daten zurück, um Entscheidungen zu treffen, die über reine Barmittel hinausgehen.

Cash Pooling

Beim Cash Pooling verwaltet ein Unternehmen zentral die Liquidität aller seiner Tochtergesellschaften. Das Unternehmen bedient sich aus einem Cash Pool von verschiedenen Gesellschaften und kann die Mittel so effizienter verteilen. Dadurch können Liquiditätsschwankungen einzelner Gesellschaften ausgeglichen und Interessen besser bedient werden. 

Cash Pooling wird in der Regel von großen Unternehmen genutzt, da es ein hohes Maß an Strukturierung und viele interne Ressourcen erfordert. Technisch gesehen kann jedoch jede Organisation, die mehrere Unternehmen umfasst, Cash Pooling anwenden.

Risikomanagement

Beim Risikomanagement geht es darum, verschiedene Risiken in Bezug auf Liquidität besser zu kontrollieren. Dazu gehören Liquiditätsrisiken, Kreditrisiken oder Marktrisiken. Eine Möglichkeit, Risiken zu begegnen, ist z. B. die Diversifizierung von Umsatz- oder Kapitalquellen.

Überwachung von Kontosalden und Transaktionen

Eine wichtige Aufgabe des Cash Managements ist die Überwachung von Kontosalden und Transaktionen. Du musst den Überblick über den Cashflow deines Unternehmens behalten und wissen, wie viele liquide Mittel auf deinen Bankkonten zur Verfügung stehen.

Das Gleiche gilt für Transaktionen: Durch die Überwachung und Kategorisierung von Zahlungsströmen weißt du, wohin dein Geld fließt, was Kosten verursacht, was Umsatztreiber sind oder wo sich Kosten einsparen lassen.

Cash-Management-Software: Wie hilft sie dir weiter?

Technologie spielt eine immer wichtigere Rolle im Cash Management und treibt Effizienz, Transparenz und Entscheidungsfindung voran:

• Automatisierte Cashflow-Prognosen nutzen künstliche Intelligenz und Datenanalyse, um Zahlungsströme präzise vorherzusagen.
• Cloud-basierte Cash-Management-Lösungen bieten flexiblen Zugriff und lassen sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren.
• API-Integrationen ermöglichen die direkte Anbindung von Bankkonten und Finanzdienstleistern, wodurch Echtzeit-Daten zur Verfügung stehen.
• Künstliche Intelligenz und Machine Learning, Muster und Anomalien in den Zahlungsströmen zu identifizieren und so fundiertere finanzielle Entscheidungen zu treffen.

Um das alles nachzuvollziehen und effektiv zu steuern, musst du aber nicht mehr auf Excel-Tabellen zugreifen. Sie haben ihre Limitationen und werden spätestens mit mehreren Konten und ab einer steigenden Anzahl von Transaktionen nicht mehr ausreichen. 

Aber es gibt gute Nachrichten: Mittlerweile kannst du auf eine Vielzahl von Cash Management Software zugreifen, mit denen du die Liquidität deines Unternehmens steuern und optimieren kannst.

Je nach Nutzung und Unternehmensgröße gibt es das passende Angebot. Dabei kannst du zwischen Finanzplanungssoftware, Liquiditätsmanagement-Software und Cashflow-Software unterscheiden.

Wir haben dir eine Tabelle zusammengestellt, mit der du verschiedene Cash-Management-Software miteinander vergleichen kannst.

Außerdem vergleichen und testen wir folgende Anbieter von Cash Management Software für dich:

• Tidely
• Commitly
• Atlar

Weitere Möglichkeiten das Cash Management zu optimieren

• Forderungsmanagement verbessern: Anreize für Kund:innen zu schaffen, frühzeitig oder pünktlich zu bezahlen.
• Zahlungsströme optimieren: Dazu kannst du Zahlungstermine anpassen (Monatsanfang oder Monatsende) oder das Debitoren- und Kreditorenmanagement aktiv steuern.
• Investitionen: Überschüssiges Geld zu investieren, sodass es nicht ungenutzt auf den Bankkonten verbleibt.
• Schuldenmanagement und Finanzierungen: Besser Bedingungen für Fremdkapitalfinanzierungen verhandeln, um die Kapitalkosten zu senken.
• Working Capital optimieren: Dazu gehören etwa Zahlungsbedingungen für Lieferanten und Kund:innen anzupassen oder Lagerbestände effektiver zu verwalten.
• Automatisierung von Prozessen: Echtzeit-Reportings einführen, die die Überwachung von Kontosalden und Transaktionen erleichtern.

Welche Herausforderungen gibt es im Cash Management?

Komplexe Unternehmensstrukturen mit mehreren Geschäftsbereichen und Tochtergesellschaften, viele Bankkonten in verschiedenen Ländern, unterschiedliche Währungen, Hunderttausende Zahlungen mit verschiedenen Zahlungssystemen und Geschwindigkeiten: Cash Management kann sehr komplex sein. Es gibt viele Variablen und entsprechendes Fehlerpotenzial.

Die Herausforderung dabei ist, sich in Echtzeit ein umfassendes und korrektes Bild über die Geldbewegungen innerhalb eines Unternehmens zu machen. Unternehmen brauchen Transparenz. Sie müssen jederzeit wissen, wie viel und von wem Geld in Konten fließt.

Zu den weiteren Herausforderungen im Cash Management gehören:

Zins- und Währungsschwankungen

Globale Unsicherheiten können die Planbarkeit von Zahlungsströmen erschweren.

Regulatorische Anforderungen

Compliance mit nationalen und internationalen Finanzvorschriften.

Technologische Integration

Einbindung moderner Technologien und Systeme in bestehende Strukturen.

Cybersecurity

Schutz vor digitalen Bedrohungen im Zahlungsverkehr.

Globale Zahlungsströme

Komplexität bei multinationalen Unternehmen durch unterschiedliche Währungen und Bankensysteme

Welche Reportings & KPIs sind im Cash Management wichtig?

Transparenz entsteht durch Messbarkeit. Deshalb gehören klare Kennzahlen zum Fundament eines professionellen Cash Managements. Zu den wichtigsten Metriken zählen:

• Cash Conversion Cycle (CCC): Wie lange dauert es, bis investiertes Kapital wieder als Liquidität zur Verfügung steht?
• Days Sales Outstanding (DSO): Wie lange dauert es im Schnitt, bis Kund:innen zahlen?
• Days Payable Outstanding (DPO): Wie lange nutzt das Unternehmen Zahlungsziele bei Lieferant:innen aus?
• Operating Cash Flow Ratio: Wie viel operativer Cashflow steht im Verhältnis zu kurzfristigen Verbindlichkeiten?
• Cash Runway & Burn Rate: Wie lange reicht das aktuelle Kapital – und wie hoch ist der monatliche Mittelabfluss?

Wie sieht die Zukunft des Cash Managements aus?

Technologische Entwicklungen verändern das Cash Management grundlegend. Echtzeitdaten, offene Schnittstellen (APIs) und künstliche Intelligenz machen es möglich, Cashflows nicht nur zu überwachen, sondern proaktiv zu steuern. Trends wie Embedded Finance oder automatisierte Treasury-Plattformen integrieren Liquiditätssteuerung direkt in operative Tools wie ERP- oder CRM-Systeme.

Zukunftsfähige Cash Management-Lösungen werden:

• Transaktionen in Echtzeit analysieren
• Prognosen automatisiert aktualisieren
• Handlungsempfehlungen automatisch generieren (z. B. "Liquiditätsengpass in 3 Wochen – Gegenmaßnahmen jetzt planen")

Wer frühzeitig in diese Technologien investiert, verschafft sich einen strukturellen Vorteil – gerade in dynamischen oder unsicheren Märkten.

Zusammenfassung: Cash Management

• Cash Management = Steuerung von Liquidität, um Zahlungsfähigkeit zu sichern und Kapital optimal einzusetzen.
• Zentrale Aufgaben: Liquiditätsplanung, Zahlungsverkehr, Kontenüberwachung, Forecasting, Risikomanagement.
• Technologie ermöglicht Automatisierung, Echtzeitdaten und strategische Entscheidungen.

Q&A: Cash Management

Was versteht man unter Cash Management?

Cash Management bezeichnet die Steuerung aller Zahlungsströme eines Unternehmens. Ziel ist es, jederzeit zahlungsfähig zu bleiben, Liquiditätsreserven optimal zu nutzen und Überschüsse gewinnbringend anzulegen. Es umfasst u. a. Liquiditätsplanung, Zahlungsverkehr, Cash-Pooling und kurzfristige Finanzierung.

Was ist die Definition von Cashflow Management?

Cashflow Management ist die Planung, Überwachung und Steuerung des Ein- und Auszahlungsstroms (Cashflow) eines Unternehmens. Es hilft, Engpässe frühzeitig zu erkennen, Überschüsse effizient zu nutzen und die finanzielle Stabilität zu sichern.

Was sagen die drei Liquiditätsgrade aus?

Die drei Liquiditätsgrade messen die Fähigkeit eines Unternehmens, kurzfristige Verbindlichkeiten zu decken:

• Liquiditätsgrad 1 (Cash Ratio): Zahlungsmittel / kurzfristige Verbindlichkeiten
• Liquiditätsgrad 2 (Quick Ratio): Zahlungsmittel + kurzfristige Forderungen / kurzfristige Verbindlichkeiten
• Liquiditätsgrad 3 (Current Ratio): Umlaufvermögen / kurzfristige Verbindlichkeiten

Je höher der Wert, desto besser die kurzfristige Zahlungsfähigkeit.

Was ist eine gute Cash Ratio?

Eine Cash Ratio (Liquiditätsgrad 1) von 0,2 bis 0,5 gilt als solide. Sie zeigt, dass ein Unternehmen 20–50 % seiner kurzfristigen Verbindlichkeiten sofort aus liquiden Mitteln begleichen kann – ohne Forderungen oder Vorräte einrechnen zu müssen.

Welche Cashflow-Marge ist gut?

Die Cashflow-Marge misst, wie viel Prozent des Umsatzes als Zahlungsmittelzufluss verbleiben. Eine Cashflow-Marge von über 10 % gilt als gut, ab 20 % als sehr solide. Sie zeigt, dass das Unternehmen finanziell gesund wirtschaftet und Spielraum für Investitionen oder Krisen hat.