Rechnungen hochladen

Du kannst deine Rechnungen auf zwei Arten bei re:cap hochladen: 

1. Du kannst eine Integration nutzen, sodass der Upload automatisch passiert.
2. Du kannst die Rechnungen manuell hochladen.

1. Rechnungen automatisch via Integration hochladen

1. Klicke auf Daten und dann auf Umsatz & Kunden im Navigationsmenü.
2. Unter Umsatz-Integrationen, klicke auf Daten verbinden.
3. Wähle deine Integration aus, in dem du auf das Logo klickst. Folge anschließend den Anweisungen, um dich erfolgreich zu verbinden.

2. Rechnungen manuell hochladen

Falls du kein Tool wie Stripe oder Chargebee nutzt, lade deine Rechnungen einfach im Excel- oder CSV-Format hoch.‍

‍Tipp: Um Fehler beim Hochladen zu vermeiden, klicke hier und nutze unsere Excel-Vorlage.

Um die Finanzierung von re:cap zu erhalten, musst du alle Rechnungen der vergangenen 24 Monate hochladen.

Schritt für Schritt: Rechnungen manuell hochladen

1. Klicke auf Daten und dann auf Umsatz & Kunden im Navigationsmenü.
2. Unter Umsatzdateien kannst du auf Daten manuell hinzufügen klicken. Hier hast du nochmals die Möglichkeit unsere Vorlage zum manuellen Hochladen von Rechnungen zu nutzen.
3. Klicke auf Dateien durchsuchen, um deine Excel- oder CSV-Datei auszuwählen und hochzuladen.
4. Klicke auf Daten konvertieren.
5. Die Inhalte deiner Datei sind nun sichtbar. Überprüfe bitte, ob alles richtig aussieht und klicke dann auf Weiter. Wenn der Inhalt unleserlich ist, solltest du die Kodierung oder die Begrenzungszeichen der Datei anpassen.
6. Wenn alle Spalten erfolgreich zugewiesen worden sind, dann kannst du auf Weiter klicken.
7. Nun überprüfe deine Daten nochmals final, dann klicke auf Weiter.‍
8. Die Rechnungen werden verarbeitet. Der Status wird auf Grün gesetzt, sobald alles verarbeitet wurde.

Wie unser "Upload Wizard" funktioniert

1. Überprüfe bitte, ob alles richtig zugeordnet wurde:

• Grün: Alles in Ordnung – wir haben Spalte und Wert im Upload gefunden.
• Orange: Bitte überprüfen – wir gehen davon aus, dass wir ein Match gefunden haben, aber du musst es noch einmal gegenprüfen.
• Rot: Bearbeitung nötig – wir konnten die Spalte nicht in deinen Daten finden. Das kann daran liegen, dass:
  1. Die Spalte war nicht im Upload enthalten → Lade bitte eine neue Datei hoch oder setze Werte händisch ein
  2. Der Name der Spalte war unterschiedlich → Bitte wähle die passende Spalte aus

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Vermeide diese Fehler beim manuellen Upload

• Doppelte InvoiceIDs: Die InvoiceIDs dienen der Identifikation von Rechnungen mit ähnlichen Attributen. Eine doppelte InvoiceID kann zu Fehlberechnungen führen.
• Nicht berücksichtigte Churn: Abgewanderte Kunden sind für die re:cap-Analyse entscheidend und müssen in den Abonnementdaten erfasst sein. Fehlen diese Kunden, entstehen Diskrepanzen zwischen den monatlich wiederkehrenden Umsätzen in den Finanzberichten und den Abonnementdaten.
• Uneinheitliche customerID und Kundenname: Achte bitte darauf, dass Rechnungen desselben Kunden immer dieselbe customerID und denselben Kundennamen verwenden.
• Nicht alle Rechnungen enthalten: Bitte füge alle Rechnungen der letzten 36 Monate hinzu – inklusive aller einmaligen Rechnungen, unabhängig davon, für welche Art von Leistung sie gestellt wurden.
• Falsches Datumsformat: Wir unterstützen viele Datumsformate. Wichtig ist aber, dass du ein allgemein anerkanntes Format verwendest. Wir empfehlen ISO 8601: YYYY-MM-DD.
• Kein einheitliches Datumsformat innerhalb einer Spalte: Jede Spalte darf ihr eigenes Datumsformat haben – innerhalb derselben Spalte muss es aber einheitlich sein. Beispiel: Eine Spalte kann YYYY-MM-DD nutzen und eine andere YYYY.MM.DD – aber bitte nicht beides in derselben Spalte mischen.
• Nicht alle Rechnungen haben einen Status: Jede Rechnung muss einen Status haben.
• Keine Abrechnungszeiträume: Die Felder Billing Period Start Date und Billing Period End Date nutzen wir, um den Abrechnungszeitraum pro Rechnung zu berechnen. Das ist wichtig, damit wir die Rechnung korrekt über den Zeitraum verteilen und den Umsatz richtig erfassen können.